Action Learning – praktyka

11/03/20

Firmy poszukują różnych rozwiązań w celu budowy przewagi przedsiębiorstwa wdrażając różnego typu narzędzia, które usprawniają ich funkcjonowanie. Duży nacisk w zakładach produkcyjnych kładzie się na obniżanie kosztów, optymalizację procesów, angażowanie zespołów i pracowników do poszukiwania rozwiązań. Tam, gdzie to jest robione konsekwentnie i długoterminowo, wypracowano kulturę organizacyjną, która dobrze funkcjonuje w zmiennych warunkach gospodarczych. Tego typu organizacje charakteryzują się kilkoma podstawowymi składnikami.

  • Organizacje są samouczące – dla tych organizacji charakterystyczny jest proces ciągłego doskonalenia we wszystkich obszarach funkcjonowania. Liderzy i pracownicy skupiają się na poszukiwaniu nowych koncepcji i rozwiązań. Zmiana jest dla nich oczywistym elementem funkcjonowania organizacji.
  • Naturalni liderzy – w firmach są wyłaniani liderzy, którzy poprzez rozwój w organizacjach samouczących wzmacniają swoje kompetencje przywódcze. Funkcjonują w sposób formalny jako szefowie i nieformalnej poprzez zarządzanie projektami rozwojowymi. 
  • Liderzy skupiają się na budowaniu przewagi konkurencyjnej – realizują to poprzez własny przykład i systematyczne działania, do których zapraszają swoich pracowników. Wpierają podwładnych w realizacji ich pomysłów.
  • Kryzysy traktują jako naturalny element funkcjonowania organizacji – menedżerowie przyglądają się sytuacjom rynkowym i sprawnie reagują na nie poprzez tworzenie modeli biznesowych, które będą działały w nowych warunkach otoczenia zewnętrznego.

Z moich obserwacji wynika, że firmy produkcyjne samouczące mocno wykorzystują filozofię KAIZEN i Lean.  Jak do tego zestawu można dołożyć Action Learning, metodę którą jako doświadczony trener uznaję za bardzo skuteczną formę pracy? Na to pytanie postaram się odpowiedzieć w dalszej części artykułu

Czym jest Action Learning?

W Action Learning pracuje się na rzeczywistych problemach organizacji i/lub pracownika. Zespół uczy się przez doświadczanie, działanie i generowanie rozwiązań adekwatnych do rzeczywistych wyzwań firmy. Podczas spotkania AL nie wykorzystuje się ćwiczeń, teorii czy studium przypadków. Action Learning skupia się na analizie sytuacji i zdefiniowaniu sedna problemu, leżącego u podnóża widocznych objawów. Dociera się do tego, co naprawdę może być przyczyną problemu, a nie tylko do tego, co widać nad powierzchnią wody.

Podczas Action Learning kluczowa jest aktywna i uważna komunikacja, podczas której kładzie się nacisk na słuchanie. W trakcie sesji nie ma dygresji, ocen, „dobrych rad” i długich, niechcianych wypowiedzi. Sprowadza się pracę zespołu do maksymalnego konkretu. 

Spotkania w formule Action Learning są przestrzenią do rozwoju kompetencji liderskich. Uczestnicy na początku sesji deklarują jaką kompetencję chcą rozwijać w ten sposób zapraszając innych do uważności. Na koniec członkowie zespołu udzielają sobie nawzajem informacji zwrotnej na temat trenowanej umiejętności własnej i innych uczestników.

Podczas sesji jest niezbędny coach, który dba o ciągłe uczenie się i wzrost jakości pracy. Jego rolą jest również dbanie o uzyskanie maksymalnych efektów spotkania.

Korzyści z Action Learning

Action Learning przez swoją specyfikę rozwija pracowników w następujących kierunkach:

Indywidualny

Na początku sesji każdy uczestnik deklaruje jaka kompetencję chce rozwijać (np. Głębokie pytania), podaje przykłady w jaki sposób będzie to robił (pytania będą pozwalały słuchaczowi lepiej zrozumieć co jest jego problemem). Jest to bardzo ważny etap ponieważ dzięki temu robi on wgląd w siebie. Zaczyna nazywać swoje potrzeby rozwojowe. Podczas spotkania wzmacnia je jak również zaczyna rozumieć, co mu w tym przeszkadza. Na koniec spotkania dostaje informację zwrotną od uczestników, co oni zauważyli u niego. 

Zespołowy

Każdy z uczestników definiuje jakie są jego potrzeby rozwojowe (np. aktywne słuchanie), jak również to, po czy będzie można poznać ich wykorzystanie (np. w informacji zwrotnej będę wykorzystywał, to co wcześniej usłyszałem). Jest to pewien element ujawniania swoich potrzeb przed zespołem, a co za tym idzie odsłaniania się, w jaki sposób funkcjonuje. Mamy tu kilka korzyści.

  • Nabranie odwagi do pokazywania swoich słabości przed zespołem, a co za tym idzie  rozwijanie u siebie zaufania do uczestników, że nie zostanie to wykorzystane przeciwko nam.
  • Nauka jak funkcjonować w zespole, żeby sprawnie rozwiązywać problemy.
  • „Mój wewnętrzny problem przestaje być problemem” ponieważ zostaje zamieniony na temat do wzmocnienia przy pomocy zespołu. Coś, co do tej pory mogło być wstydliwe staje się jawnym tematem do pracy grupowej. Zespół zostaje zaproszony do dzielenia odpowiedzialności za pracę nad zmianą. Warto dodać, że ludzie często są pozytwnie zaskoczeni faktem że mogą w otwarty sposób porozmawiać z członkami zespołu, że nie muszą być ze swoimi wyzwaniami sami oraz, że rozmowa wiele daje. Ta świadomość zostaje z nimi po zrobieniu sesji więc zwiększa realne szansę na współpracę I dyskutowanie o pomysłach.

Coach

W Action Learning bardzo ważna jest rola coacha. Do jego zadań należy czuwanie nad procesem i znajdowanie sytuacji w trakcie sesji, które można wykorzystać do uczenia się przez zespół. Jest to bardzo ciekawa funkcja ponieważ rozwija umiejetność zarządzania krzyżowego. To sytuacja kiedy stajesz się liderem projektu i zarządzasz ludźmi, którzy formalnie nie są twoimi pracownikami.

Coach rozwija u siebie wiele kompetencji:

  • udzielanie informacji zwrotnej,
  • budowanie zespołu,
  • wspieranie zespołu w zmianie,
  • rozwój postawy asertywnej,
  • bezstronnej obserwacji,
  • wspieranie zespołu w samodzielnym funkcjonowaniu,
  • głębsze rozumienie zasad funkcjonowania zespołu,
  • sprawne reagowanie w sytuacjach konfliktowych,
  • odwagę do reagowania w sytuacjach trudnych,
  • umiejętność spojrzenia na problem z wielu perspektyw (np. organizacja, zespół, jednostka, klient, przełożony),
  • komunikację bez przemocy.

Prezenter

Zadaniem prezentera jest przedstawienie problemu indywidualnego lub zespołowego. Jest to bardzo ciekawa rola ponieważ w pierwszej fazie sesji pytania głównie są kierowane do niego/ do tej osoby. Wielokrotnie są one bardzo głębokie i zmuszające do podzielenia się często skrywanymi tajemnicami (np. słabość/trudności w zarządzaniu, mówienie o niepowodzeniach).  Dzięki temu prezenter rozwija u siebie umiejętność mówienia o rzeczach trudnych i wstydliwych w formule, która zapewnia mu bezpieczeństwo.  

Często gdy sesja się kończy i proszę uczestników o refleksję słyszę od nich, że warto „przegadać” problemy. Jest dla nich również ważne, że słyszą, iż inni też borykają się ze swoimi problemami. To odczarowuje obraz wielu osób i w tej sytuacji mówienie o trudnościach jest łatwiejsze/normalne. 

Mam takiego kolegę, który gra na giełdzie i on zawsze opowiadał mi o swoich udanych transakcjach. Kiedyś na kawie zadałem mu pytanie słuchając z fascynacją opowieści o kolejnym sukcesie „jak ty to robisz?”, odpowiedział mi „liczy się wypłacona dywidenda a nie pojedyncze historie. Nie opowiadam ci o moich błędnych inwestycjach”. Action Learning uczy, że mówienie o problemach jest elementem, który korzystnie wpływa na rozwój organizacji. „Jeśli jest maszyna, która nigdy się nie psuje to albo jest najlepszą maszyną na świecie albo wszystkie błędy są zamiatane pod dywan”.

Mam taką obserwację, że osoby, które pracują w obszarach Lean i Kontroli Jakości często awansują. Tam uczą się pewnego wspierającego modelu funkcjonowania w zespołach i ten nawyk daje dobre zasoby do demokratycznego zarządzania zespołem, co jest przy obecnej sytuacji na rynku pracy często poszukiwaną kompetencją. Sporo menedżerów średniego i wyższego szczebla, których poznaję na warsztatach wywodzi się z takich działów.

Osoby, które pracują w formule Action Learning również rozwijają u siebie kompetencje sprzyjające coachingowemu podejściu do zespołu.

Organizacje samouczące a Action Learning

Action Learning sprzyja rozwojowi samouczenia się. Kluczem tej metody jest rozwoj zaufania do innych. Daje to otwartość do rozmawiania o problemach i nie zatajania ich. Moje obserwacje w organizacjach, w których jest wykorzystywany Action Learning pokazują, że jeżeli spotkania odbywają się regularnie u uczestników pojawia się głód rozwiązywania problemów ponieważ spotkania, w których uczestniczą kończą się konkretnym działaniem. 

Bardzo ciekawe jest również zjawisko definiowania problemu. Jednym z pytań, które się wykorzystuje w Action Learning jest „czy wiemy, co jest problemem prezentera?”. Praktyka pokazuje, że często zespół pracuje na różnych wyobrażeniach o problemie prezentera, a co za tym idzie daje różne pomysły i rozwiązania. Jest to dobry zaczątek do rozpoczęcia sytuacji konfliktowej ponieważ zespół zaczyna się spierać o swoje racje nie znając jeszcze sedna problemu. Tu na pomoc przychodzi jedna z zasad obowiązująca w Action Learning, że możesz odpowiedzieć tylko na wcześniej zadane pytanie. To zapobiega narastaniu konfliktu a przede wszystkim rozwija umiejętności komunikacji.

Bardzo ciekawym zjawiskiem pojawiającym się w formule Action Learning jest angażowanie wszystkich do pracy zespołowej. W każdej drużynie są osoby nadzwyczaj aktywne i nieaktywne. Dość często ci pierwsi zawłaszczają sobie czas i prawo do głoszenia tylko swoich opinii.  Daje  to dobre pole do ukrywania się w ich cieniu, osobom które nie chcą brać udziału w dyskusji. Często jest u nich obawa, że nie mają nic ciekawego do powiedzenia. W formule Action Learning coach dba o to, żeby wszystkich zaangażować do działania. Nie robi tego w formule doradczej poprzez opiniowanie ale w formule coachingowej poprzez zadanie pytania np. „zauważyłem, że nie wszyscy udzielili swojej opinii na temat projektu. Na ile to służy głębszemu zrozumieniu problemu?”. Tego typu interwencje ze strony coacha dają możliwość zespołowi na lepsze zrozumienie potencjału grupy i jej zasobów osobowych. Umożliwiają w ten sposób rozwój zaangażowania pracowników. Praktyka pokazuje, że bardzo aktywni stają się adekwatnie aktywni do potrzeb zespołu, a mało aktywni zwiększają swój udział w grupie.

Kluczowym elementem w organizacjach samouczących się jest podtrzymywanie zaangażowania w dążeniu do poszukiwania problemów, usprawnień i rozwiązań. Tu Action Learning poprzez swoją specyfikę utrzymuje zaangażowanie u uczestników ponieważ rozwija ich w dwóch obszarach: rozwiązywania problemów i funkcjonowania w zespołach. Tematy, które pojawiają się podczas sesji nie dotyczą tylko problemów technicznych i organizacyjnych. Są również związane z innymi funkcjami np. zarządzania zespołem typu: jak motywować pracowników czy reagować na trudne sytuacje z pracownikami. Często dotyczą sprawności osobistej typu: jak radzić sobie ze stresem czy sprawnie organizować czas. 

Obszary „miękkie” (np. asertywna odmowa, delegowanie, egzekwowanie) menedżera/pracownika wzmacnia się przede wszystkim podczas szkoleń, mentoringu lub pracy z coachem. Action Learning wychodzi na przeciw takim potrzebom rozwojowym. Jego siła wynika z tego, że korzysta z zasobów i mądrości zespołu, który potrafi wesprzeć prezentera również w takich obszarach. 

Nie raz byłem świadkiem, gdy tego typu problemy były skutecznie omawiane podczas sesji a prezenter problemu wychodził z plikiem konkretnych rozwiązań i determinacją do ich realizacji (np. jak motywować zespół, dyscyplinowanie pracowników, prezentacja trudnych informacji).

Naturalny lider

W procesie rozwiązywania problemów w formule Action Learning to zespół definiuje w jaki sposób będzie pracował. Jedynym wymaganiem jest przestrzeganie zasady zadawania pytań. Coach nie występuje w roli szefa a bardziej osoby, która rozwija i pilnuje procesu. Osoby, które często funkcjonują w takiej formule wyrabiają w sobie nawyk funkcjonowania jako lider nieformalny. 

W Action Learning mamy możliwość sprawdzenia się w różnych rolach. Jako coach – rozwija w nieformalnym oddziaływaniu na zespół, jako uczestnik – uczy się co sprzyja pracy zespołowej, jako Prezenter – rozwija otwartą komunikację na mówienie o swoich problemach. Lider ma możliwość zmierzenia się z tymi trzema rolami, co daje mu możliwość sprawniejszego funkcjonowania w zespołach.

Przewaga konkurencyjna

Action Learning zwiększa przewagę biznesową w stosunku do konkurencji. Stoi za tym coś, co rozwija Action Learning. Tym czymś jest otwarta komunikacja, która jest kluczowym elementem w rozwoju sprawnie działających firm. Sesje Action Learning rozbijają brak zaufania, który blokuje zespół. Z każdą sesją grupa coraz lepiej się zna i sprawniej rozwiązuje problemy. 

Niezwykłym zjawiskiem w Action Learning jest fakt, że biorą udział w sesjach ludzie, którzy z sobą współpracują latami i nigdy do tej pory nie byli na takim poziomie otwartości. Definiowanie, co chce u siebie rozwinąć daje sygnał uczestnikom, że mam „problem/ wyzwanie rozwojowe” i chcę Was zaprosić do pomocy w jego niwelowaniu.

Druga kwestia to otwartość w rozmowie o problemach. Dzięki takim spotkaniom przestają one być czymś trudnym a stają się po prostu  elementem  rozwoju organizacji. Kryzys nie jest wstydliwym elementem, który należy ukryć. Staje się elementem funkcjonowania organizacji, która w zmieniających się warunkach rynkowych skupia się na działaniach korygujących a nie zatajaniu prawdy.

Jest jeszcze jeden ważny czynnik. Sesje Action Learning skupiają się na poszukiwaniu konkretnych rozwiązań i rozwoju kompetencji kluczowych do sprawnego funkcjonowania w organizacji. Przy obecnym braku czasu menedżerowie chętnie wykorzystują narzędzia, które pozwalają im połączyć dwa w jednym. Często jest to podkreślane po sesji przez uczestników jak również sponsorów.

Kultura organizacyjna

Action Learning stanowi wraz z KAIZEN i Lean podstawę kulturową umiejętności uczenia się wszystkich na pokładzie firmy produkcyjnej. Za rozwojem takich postaw i zachowań kryje się specyficzna forma pracy w Action Learning. Jest to powiązane  z wzmacnianiem otwartej komunikacji, u której podstaw leży jasne i klarowne komunikowanie swoich oczekiwań. Daje nam to otwarcie do skupienia się na problemach a nie o człowieku. 

Podczas szkoleń lubię sprawdzić na skali od 1 do 10 w jaki sposób pracownicy postrzegają swoją organizację. 1 to firma, w której w przypadku problemów poszukuje się winnych a 10 to firma, w której poszukuje się rozwiązań. Zauważyłem, że regularne spotkania w formule Action Learning przesuwają organizację w kierunku poszukiwania rozwiązań. Czas i poziom przesunięcia jest uzależniony od tego jakie doświadczenia ma organizacja. Na pewno dłużej to trwa w firmach mocno autokratycznych.

Fajne w Action Learning jest odczarowywanie organizacji. Czasami pracownicy tak mocno ugrzęźli w swoich negatywnych przekonaniach na temat firmy, przełożonych, podwładnych i współpracowników, że nie potrafią prawidłowo funkcjonować. Kultura wspomagana przez Action Learning daje na bieżąco możliwość zmiany postrzegania. Nie pamiętam metody rozwiązywania problemów, podczas której zadaje się pytanie, co robimy dobrze jako zespół? Co możemy jako zespół robić lepiej?”.

Action Learning jest metodą pracy łatwą w realizacji i przystępną dla wszystkich pracowników. W roli coacha może po odpowiednim przygotowaniu wcielić się każdy pracownik organizacji.

Autor tekstu:

Tomasz Pachoł – Trener, Certyfikowany Coach IC, Certified Action Learning Coach. Od 2000 roku prowadzi warsztaty rozwojowe skierowane do firm produkcyjnych.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

*