Trudności szefa podczas prowadzenia rozmowy coachingowej

Jednym z największych wyzwań dla uczestników podczas warsztatów, w trakcie których ćwiczymy coachingowy model rozmowy z pracownikiem, jest utrzymanie koncentracji na rozmówcy i jego potrzebach. Prowadzenie rozmowy w sposób otwarty i elastyczny bywa często trudne nawet dla doświadczonych liderów.

Trudności, z którymi borykają się szefowie podczas stosowania coachingowego modelu rozmowy

Aktywne słuchanie – Zamiast narzucać rozwiązania, zadaniem szefa coacha jest stawianie pytań, które pozwalają pracownikowi samodzielnie dojść do odpowiedzi. Aktywne słuchanie oznacza pełne skupienie się na rozmówcy, bez przerywania czy formułowania odpowiedzi w trakcie jego wypowiedzi. To umiejętność, która pozwala nie tylko zrozumieć słowa pracownika, ale także dostrzec jego emocje i potrzeby ukryte między wierszami. Aktywne słuchanie obejmuje międzyinnymi techniki takie jak:

• Parafrazowanie to powtarzanie własnymi słowami tego, co powiedział rozmówca, aby upewnić się, że dobrze zrozumieliśmy jego wypowiedź. Przykład:
  • Jeżeli dobrze Ciebie zrozumiałem to …….. Dobrze rozumiem?
  • Innymi słowy, sugerujesz, że…
  • Czy dobrze interpretuję, że…?
  • Z tego co mówisz, wnioskuję, że…. 

Parafrazowanie pozwala uniknąć nieporozumień i pokazuje rozmówcy, że jego słowa zostały wysłuchane i zrozumiane. Pomaga to także w doprecyzowaniu myśli oraz rozwijaniu tematu przez rozmówcę, wzmacnia poczucie bycia wysłuchanym i docenionym przez rozmówcę.

• Klaryfikacja – Zadawanie pytań w celu wyjaśnienia niejasności lub uzyskania dodatkowych informacji, podsumowywanie (streszczanie kluczowych punktów rozmowy), na przykład:
  • Co masz na myśli, kiedy mówisz…?’
  • Czy mógłbyś to rozwinąć?’
  • Jakie konkretne działania masz na myśli?.

Doświadczeni liderzy często wiedzeni dużym doświadczeniem z góry zakładają przyczyny. Klaryfikacja pozwala uniknąć błędnych założeń i prowadzi do głębszego zrozumienia intencji rozmówcy. Tego typu pytania pokazują także rozmówcy, że jego punkt widzenia jest ważny, a lider dąży do pełnego zrozumienia sytuacji.

• Odzwierciedlanie emocji – Odzwierciedlanie emocji nie oznacza tylko powtarzania tego, co powiedział rozmówca, ale także interpretowanie i nazywanie uczuć, które mogą nie być bezpośrednio wyrażone, np.:
  • Rozumiem, że to musiało być frustrujące,
  • Widzę, że to sprawia Ci radość,
  • Słyszę, że czujesz się niepewnie,
  • Zgaduję, że to może być dla Ciebie wyzwanie. 

Takie podejście pomaga w budowaniu głębszego zrozumienia i umożliwia otwartą, szczerą komunikację. Może również prowadzić do odkrycia ukrytych problemów lub barier, które rozmówca początkowo nie chciał wyrazić wprost.

• Używanie komunikatów niewerbalnych, takich jak kiwanie głową, utrzymywanie kontaktu wzrokowego i odpowiednia mowa ciała, wzmacnia poczucie bycia wysłuchanym i docenionym przez rozmówcę.

Liderzy, którzy stosują aktywne słuchanie, budują większe zaufanie i otwartość w swoich zespołach. Oznacza ono, że w pełni skupiamy się na rozmówcy, bez przerywania czy formułowania odpowiedzi w trakcie jego wypowiedzi. To umiejętność, która pozwala nie tylko zrozumieć słowa pracownika, ale także dostrzec jego emocje i potrzeby ukryte między wierszami.

Unikanie doradzania – Dla wielu liderów wyzwaniem jest pozostanie w roli coacha, a nie doradcy. Coachingowy model rozmowy wymaga powstrzymania się od wydawania sądów, wskazywania rozwiązań czy narzucania własnego punktu widzenia. Szefowie często przyjmują pozycję eksperta, co ogranicza autonomię pracownika i utrudnia mu rozwijanie własnych kompetencji decyzyjnych. Ważnym elementem tego procesu jest świadome zadawanie otwartych pytań, które prowadzą do samodzielnych refleksji pracownika i umożliwiają mu znalezienie najlepszego rozwiązania. 

Warto również powstrzymać się od pochopnego przerywania i pozwolić pracownikowi na dłuższe milczenie, co daje mu czas na zebranie myśli. Dzięki temu pracownik czuje się bardziej odpowiedzialny za wyniki swojej pracy, a jednocześnie buduje się jego pewność siebie. 

Zamiast dostarczać gotowych rozwiązań, lider powinien skupić się na zadawaniu pytań, które pomogą pracownikowi samodzielnie znaleźć odpowiedź. Przykłady pytań to:

• Jakie widzisz możliwe rozwiązania?, 
• Co według Ciebie mogłoby zadziałać w tej sytuacji?,
• Jakie kroki możesz podjąć, aby osiągnąć zamierzony cel?

Innym skutecznym podejściem jest zadawanie pytań o proces, takich jak:

• Co byś zrobił, gdyby nie było żadnych ograniczeń?
• Jakie zasoby mogłyby Ci pomóc w realizacji tego zadania?
• Co według Ciebie może być największym wyzwaniem na tym etapie?

Pytania refleksyjne mogą również pomóc pracownikowi spojrzeć na sytuację z innej perspektywy, np.: 

• Jak inaczej można podejść do tego problemu?
• Co byś poradził koledze w podobnej sytuacji?
• Jakie wcześniejsze doświadczenia mogą Ci pomóc teraz?.

Dzięki temu pracownik czuje się bardziej zaangażowany w proces decyzyjny, co wzmacnia jego poczucie odpowiedzialności i rozwija umiejętności analityczne.

Unikanie oceniania – Unikanie oceniania polega na wstrzymaniu się od natychmiastowego wydawania osądów na temat działań, pomysłów lub wypowiedzi pracownika. Ocenianie może hamować otwartość i kreatywność, powodując że pracownik nie czuje się komfortowo dzieląc się swoimi myślami i rozwiązaniami. Zamiast tego, lider powinien skupić się na zadawaniu pytań, które pomagają zrozumieć punkt widzenia pracownika, np. ‚

• Co skłoniło Cię do tego rozwiązania?
• Jakie rozwiązania brałeś pod uwagę?
• Jakie zasoby w danym momencie posiadałeś?
• Jakie były największe wyzwania, które napotkałeś w trakcie tego procesu?
• Co według Ciebie mogłoby zadziałać lepiej następnym razem?
• Jakie wsparcie byłoby dla Ciebie najbardziej pomocne?’. 

Taka postawa sprzyja budowaniu atmosfery zaufania i umożliwia pracownikowi samodzielne analizowanie i wyciąganie wniosków, co wspiera jego rozwój i zaangażowanie. Ocenianie może hamować otwartość i kreatywność, powodując, że pracownik nie czuje się komfortowo dzieląc się swoimi myślami i rozwiązaniami.

Podsumowanie

Wdrożenie coachingowego modelu rozmowy przez liderów to proces wymagający cierpliwości i ciągłego doskonalenia. Pokonywanie trudności, takich jak aktywne słuchanie, unikanie doradzania i oceniania, prowadzi do budowania bardziej otwartej i wspierającej atmosfery w zespole. Dzięki temu pracownicy czują się wysłuchani, docenieni i zmotywowani do samodzielnego poszukiwania rozwiązań. W dłuższej perspektywie taki styl zarządzania przyczynia się do wzrostu zaangażowania, efektywności i rozwoju całej organizacji.

#romowacoachingowa #coachingzespolowy #coachingowymodelrozmowy