Wprowadzenie zmian „na produkcji” to nie tylko wieloetapowy, ale również wielowymiarowy proces. Pomimo dużej ilości godzin spędzonych na pieczołowitym stukaniu w edytorze tekstów i spinaniu wszystkich elementów w tabelkach, wprowadzenie innowacji w życie nie jest takie proste.
Usprawnienie procesu produkcji jest kluczowe dla poprawy wydajności, redukcji kosztów i zwiększenia konkurencyjności firmy, a tęgie głowy prześcigają się w tworzeniu nowych lub uaktualnianiu istniejących metod wprowadzania zmian. Jednak to uważność na proces i… rozmowy(!) są tak naprawdę kluczem do sukcesu.
Stwórz dialog, czyli zmiany w dziale produkcyjnym, które się powiodą.
Nie zdziwię Cię, gdy powiem, że szkolenia pracowników to podstawa, jednak wybór warsztatu, a przede wszystkim dostosowanie go do grupy odbiorców, to clou całego przedsięwzięcia. I nie mam tu na myśli, tylko kwestii merytorycznych, ale przede wszystkim spotkanie, które zaspokoi potrzeby wnikające z kwestii relacyjnych.
Specyfikę stanowisk w firmie produkcyjnej, można porównać do ogniw łańcucha, choć pierwsze oczko łączy się z drugim, a drugie z trzecim itd. to między pierwszym a czwartym nie ma już bezpośredniego połączenia, pomimo iż tworzą całość.
Skąd to porównanie? Spieszę z wyjaśnieniem.
Za praktyczną stronę wprowadzania zmian i przestrzegania ich regulacji odpowiadają tak naprawdę pracownicy produkcyjni. To oni mają najwięcej do powiedzenia w kwestii realnej efektywności działań, ponieważ na co dzień funkcjonują w środowisku, w którym wprowadza się rzeczoną zmianę – czyli na liniach produkcyjnych.
Niestety jest to niekiedy tak odległa przestrzeń, że ich głos sygnalizujący, że nowe rozwiązanie nie działa lub można inaczej go zrobić nie ma szans na dotarcie do kadry kierowniczej. A przynajmniej oni tak myślą.
Oczywiście jest to wielokrotnie założenie błędne.
Dlatego przeprowadzając szkolenia liderów, brygadzistów czy mistrzów produkcji tak ważne jest, aby zwrócić uwagę na praktyczną stronę usprawniania procedur, tę realną, która dzieje się poza arkuszami i tabelami.
Wprowadzenie zmian to jedno, a ich zakorzenienie się w organizacji i korzystne, długofalowe efekty to drugie. Nie będą one miały miejsca, jeśli między ludźmi będą instrukcje z procedurami, a nie rozmowa, o tym, co działa, a co nie, co można usprawnić, poprawić, ustandaryzować.
Utrwalanie wprowadzonych zmian w organizacji – case study
W poniższym case study przedstawię historię jednego z moich klientów.
Szkolenie odbywało się w dużej firmie produkcyjnej z branży spożywczej. Często podczas szkoleń dla liderów, brygadzistów czy mistrzów produkcji, jestem proszony o przegadanie z zespołem konkretnego tematu. Tak było również i tym razem. Klient przed szkoleniem podzielił się ze mną problemem ciągłych niezgodności w obszarach 5S. Zostało ono wdrożone, pracownicy przeszkoleni, a z przedstawionych zdjęć pokazujących odchylenia ewidentnie wynikało, że procedury nie działają.
To się nam sprawdza…
Podczas szkolenia zaprosiłem uczestników do analizy zdjęć z niezgodnościami stwierdzonymi podczas audytów. Usłyszałem od nich nastepujące argumenty za korzyścią z odchyleń.
Zatrzymaliśmy się przy jednym zdjęciu linii produkcyjnej, pod którą leżała miotła.
I wtedy nadeszła chwila, w której zadałem im fundamentalne pytanie:
To z jakiego powodu tego rozwiązania nie zestandaryzujecie?
Żaden z siedemnastu brygadzistów nie potrafił powiedzieć, z jakiego powodu nie są w stanie zestandaryzować czegoś tak oczywistego i prostego?
Mało tego, potem jak rozmawiałem z kierownikiem zakładu, on również nie potrafił mi odpowiedzieć, z jakiego powodu jego ludzie nie zgłaszają tego typu usprawnień. Dodam, że to osoba, która bardzo mocno zwraca uwagę na kreatywność i wprowadzanie zmian w organizacji.
Jak się okazało problem tkwił w tym, że zmiany były wprowadzane w dużym tempie i pracownicy byli zmęczeni ich wdrażaniem. Paradoksalnie łatwiej im było wielokrotnie tłumaczyć się z tego, że coś jest nie tak, niż jeszcze raz uruchamiać proces usprawnienia.
Jak zatem skutecznie wprowadzać zmiany na produkcji?
Z szeroko otwartymi oczami, nastawionymi uszami i traktowaniem procesu zmian, jak żywego organizmu.
Jak to zrobić?
Jaka nauka płynie z doświadczenia mojego klienta?
Wszystkie działania związane z weryfikacją zmian, usprawnień, procedur, rozwiązań – określenie czy to, co wprowadzono działa – pozwolą na skuteczne zakorzenienie się nowego modelu pracy. Dzięki temu wysiłek włożony we wdrażanie nowych procedur, standardów, rozwiązań nie zapisze się w pamięci pracowników jako daremny i nieużyteczny oraz na skutek zaniechania nie zostanie stopniowy zapomniany.
Materiał opracowany na podstawie filmu
Wprowadzanie zmian – Pułapki Lidera